活用文字力、軟體工具，打造遠端工作最佳狀態

後疫情時代，遠距辦公當道_圖片來源unsplash.com_Cheers雜誌提供

後疫情時代，遠距辦公當道，為勞動市場帶來兩大新趨勢。一是促使企業突破地域限制，廣納海外人才；二是帶動產業數位轉型，改寫未來工作型態。

後疫情時代，遠距辦公當道，為勞動市場帶來兩大新趨勢。一是促使企業突破地域限制，廣納海外人才；二是帶動產業數位轉型，改寫未來工作型態。今年5月，台灣也正式加入此行列，啟動分流和居家辦公。然而，許多企業因為不熟悉科技工具，或數位化進程相對緩慢，導致團隊協作不易、工作效率下降。

CakeResume在遠端工作期間，也進行了許多內部調整，讓作業流程重上軌道。前前後後，花了大約一週時間，達到團隊運作順暢、工作效率不減反增的成果，也在過程中，整理出一些可供企業參考的遠端工作術。

首先，居家辦公面臨的第一項考驗，就是團隊成員之間的「文字表達能力」。

當面交談時，一般人都能在對話之間快速掌握重點，但一旦將訊息化成文字，就需要充分的組織和邏輯性。

舉例來說，當公司官網遇到問題，若只告知工程部的同仁：「網站沒辦法登入，好像有bug。」卻沒說明操作流程，或是附上畫面截圖和連結，就會徒增對方困擾，增加來回問答的次數。

在處理大型專案時更是如此。由於工作事項龐雜，不同部門間也需要交接任務、追蹤進度，若訊息無法以文字精準表達，將大幅增加溝通成本，降低協作效率。

為了加強訓練，CakeResume在內部舉辦了一場工作坊，教導同事如何將文字訊息「文件化」。我會要求團隊，盡可能用一則訊息，就把事情的來龍去脈交代清楚。例如，一則訊息可大致分成3個段落：先精簡扼要的說明想法，再以數據、連結或截圖輔助標題，最後歸納出一個以目標為導向的結論。

同樣的標準，也能應用到公司的文件紀錄（Documentation）上。在遠端工作前，許多事情都能以口頭報告，書面資料常常寫得不夠詳盡，直到遠距辦公，才凸顯了文字建檔的重要性。其實每件任務的動機、目標、待辦事項，都應清楚描述。

以業務團隊為例，過去可能只要寫下拜訪客戶的單位、時間、地點，其餘用口頭說明；但現在就連對方的公司背景、發展方向、當天的對談紀錄都要一一詳載。如此一來，其他同事只要點開文件，就能一目了然所有資訊，省去冗長的視訊會議時間。

有了文筆的鍛鍊，下一步，則是軟體設備的升級。

目前市面上有很多遠距辦公工具，包含具備通訊功能的Slack、Microsoft Teams，視訊會議工具Zoom、Google Meet、Cisco Webex，以及用來執行專案管理的Trello、Asana等。每家產品各有其特色和優勢，端看企業的需求與偏好。

真正重要的是，軟體間是否能彼此整合（Integration）。我認為一個良好的遠端工作環境，必備一款「能整合公司其他SaaS（軟體服務）」的通訊軟體，也就是能結合訊息、視訊、任務排程等一體化服務的科技工具。

以CakeResume為例，我們使用Slack作為主要通訊軟體，並串接Zoom、Google Calendar、Trello等來執行會議和追蹤任務。只要在Slack上輸入“/zoom”就能開啟視訊會議、查閱參與人員，使操作更加便利。

另外，所有軟體的通知也都會集中到Slack上，由單一平台收發訊息，減少資訊遺漏的可能性。

在串接Google Calendar之後，每天可直接從Slack接收當日活動安排，不用再另開行事曆確認行程；每項活動開始前，系統也會跳出提醒通知，附上活動說明、視訊連結等資訊。

在進行專案合作時，也建議企業可以整合一款任務排程軟體，以更快速、即時的方式掌握整體進度。

在CakeResume，我們習慣使用Trello來規劃待辦事項、安排任務時程。每完成一件事，都能在清單上打勾，或是拖曳任務卡片、改變任務狀態。而以上每項更動，都會發送通知到Slack，方便同事了解彼此的工作概況。

不過，太過頻繁的訊息通知，恐怕會降低遠距工作的品質。因此，我們在Slack上，替每個團隊開了一個外部通知的頻道（Channel），專門接收Trello等其他服務的訊息，讓成員們可自行斟酌是否應該關閉提醒。

在使用Slack對話時，也可針對單一訊息進行個別回覆，讓除了當事人之外的同事不會收到通知，有助於過濾不必要的訊息，減少分心機率。

換句話說，在挑選通訊軟體時，應以不過分干擾、卻也不至於漏接重要訊息為原則，並適時調整運作方式。

整體來說，疫情雖然改變了原有的工作模式，卻也是企業成長或數位轉型的契機。像是上述提到的文字表達、建檔能力和數位技能，不論疫情過後與否，都能繼續沿用，維持高效的工作節奏。